Наверно, это будет не совсем инструкция. Ибо в ней обобщен не коллективный опыт, как я обычно стараюсь делать, а исключительно личный. Хотя бы потому, что количество различных пособий по тайм-менеджменту зашкаливает, как и количество отзывов по ним в стиле "я попробовал и стал делать в 100 раз больше", но все эти творения сводятся к тому, чтобы выработать дисциплину в плане управления своим временем. А мой подход совершенно иной. Я не использую ежедневников, я не веду никаких записей, я вообще слабо запоминаю свои дела и держу в памяти не боле 5-7 одновременно. Но все-таки большинство считает и совершенно небезосновательно, что я делаю много. Они правы. Но они не знают одного - как мало я трачу на это времени, и то, что я делаю на самом деле еще больше, чем они видят. Заинтересовало? Давайте разбираться.
Любое управление временем стоит на нескольких китах, которых вы должны создать до того, как появится проблема с управлением.
1.1) Мотивация. Если вам ничего не надо, то вас и не заставить что-либо делать. Вы можете сколь угодно много говорить о своем желании зарабатывать больше хотя бы за счет большего времени, проводимого за работой. Но без должной мотивации ваше сидение за компьютером или станком - пустая трата времени. Если у меня нет мотивации, я занимаюсь обычно чтением. Если нет мотивации читать, я смотрю телевизор или напиваюсь и сплю. Алкоголь хороший депрессант и грамотное употребление способно дать вам несколько часов абсолютно мертвого сна. Впрочем, это мой способ - вы можете и просто на роликах у дома покататься.
1.2) Предметы, на которые вы тратите время. Их должно быть больше одного. Обычный работник имеет работу и дом, который тоже работа на свой лад. Комбинируя нагрузку между ними, можно добиваться хорошей работоспособности в обоих вещах. Но лучше, если у вас есть десятки задач для решения. Между ними распределять свои усилия гораздо проще.
1.3) Возможность расслабиться. Или пряник за длительную и полезную работу. Работать, чтобы жить, а не жить, чтобы работать. Со стороны может показаться, что я живу работой. Но это не так. Я ставлю цели и достигаю их, но у меня всегда есть пряник, который я обязательно вручу себе за хорошо выполненную работу. Моя похвала мне обычно самая приятная, ибо нет сильнее критика для меня чем я сам. И тем ценнее мой приз мне.
Вот эти три кита и образуют треугольник занятости: хочу-есть чем заниматься-есть ради чего. Теперь перейдем к организации времени. Отбросим в сторону все ежедневники. Не потому что они бесполезны, а потому что, раз вы дочитали до этих строк, вы их ненавидите. Вы ненавидите планирование. Вы считаете, что вы творческая личность и вас нельзя ограничивать в ваших порывах. Но тем не менее, вы продолжаете считать себя ничего не успевающим лузером и хотите этот изъян исправить.
2.1) Спим столько, сколько вам нужно. Отдыхаем столько, сколько вам нужно. В каком-то смысле это реализация п.1.3, но надо учитывать, что под отдыхом понимается не безделье, а именно ряд действий, приводящий вас в расслабленное состояние, обычно именуемое отдыхом в классическом его понимании. Часто еще говорят, что тот, кто умеет работать, умеет и отдыхать - это другая сторона той же медали.
Минус здесь в том, что реализовать этот пункт в полной мере невозможно, если вы не занимаетесь бизнесом без контрагентов. Как только ваша работа начинает быть зависимой от контактов с другими людьми, вы не сможете отдыхать столько, сколько вам надо для восстановления. Поэтому тем более важно давать себе полную разгрузку в отпущенных вам рамках. Спите, ешьте, гуляйте. Важно, чтобы вы чувствовали себя полными сил. И плюньте в глаза тому, кто скажет, что вам надо заставлять себя вставать в пять утра и ложиться не позже полуночи. Режим для большинства людей - лишний стресс. Зачем же себя мучить? Будьте на позитиве!
2.2) Комплектуем сходные задачи. Очень простая организация труда, связанная с тем, что не так много времени занимает работа, как подготовка к ней. Не так трудно сесть писать программу, как заставить родственников не отвлекать себя в этом время. Если вы не управляете внешними факторами, создавайте свое публичное расписание: "с 10.00 до 12.00 я проверяю ссылки в сапе, с 12.00 до 13.00 я кушаю, с 13.00 до 15.00 я гуляю во дворе и/или читаю в туалете книжку". Ничего сложного в создании такого расписания нет, зато через какое время, вы заметите, что ваш мир сам старается быть более эффективным - с 10 до 12 ваша жена готовит обед и смотрит Малахов+, с 12 до 13 вы вместе обедаете, с 13 она составляет компанию на прогулке. И не потому, что вы так ее заставляете, просто это удобнее - знать заранее ваши планы.
Нет ничего страшного в том, чтобы похожие задачи собирать в течение нескольких дней. Именно так делают сложные анализы в лабораториях, чтобы не тратить зазря дорогие реактивы. Ведь ваше время ничуть не дешевле этих реактивов. Почему же вы откладываете свою работу ради прогулки с сыном, а потом тратите еще два часа, чтобы снова приступить к работе на прежнем уровне понимания задачи. Ведь можно было заранее определить время и работы, и прогулки с сыном. В итоге - все довольны, работа сделана, сын выгулян.
2.3) Час рутине и сутки - креативной работе. Несмотря на все хитрости комплектования всегда есть работа, которую можно отнести к рутинной и которую никак иначе, как творческой не назовешь. Разница между ними в том, что рутинная работа определяет ваше текущее состояние, как работника. А креативная - ваше будущее. Вы можете длительное время не делать ничего нового и никто вас за это не будет бить по голове. Но стоит запустить рутину и все валится из рук.
Для этого выделяем час-два на рутинные операции. Вся прелесть таких операций в их привычности и незатейливости. Не требуется большой хитрости, чтобы подписать несколько бумаг, отправить ряд платежек или разнести платежи в учетной программе. Но стоит этого не сделать, и ваша работа через какое-то время усложнится. Поэтому хочешь не хочешь, но вот здесь надо воспитать в себе дисциплину. Уравнять необходимость выполнять такие операции можно рутинными плюшками. Я, например, завариваю кофе. Вторая чашка кофе как бы знаменует окончание утреннего рутинного периода. Вечерний обычно заканчивается сном или бутылочкой пива.
Креативная работа - случай совершенно другой. И зависимость от него совершенно другая. Если не заниматься своим ростом, созданием чего-то нового, то ты, во-первых, деградируешь, во-вторых, лишаешь себя лучшего будущего. Не будущего вообще, а лучшего.
Я уверен и настаиваю, что креативной работой надо заниматься ровно столько, сколько выдерживает организм. Если прет, надо делать. Никакие "иди спать" или "и завтра можно закончить" не должны сбивать вас с толку. Только вперед, пока голова бойца не склонится в желании сна над клавиатурой или за станком. Если же огонь горит несколько дней, то и слава Богу. Дерзайте! Возможно, через пару дней у вас не будет того же вдохновения. А вдохновение способно на чудеса!
Теперь перейдем к мотивационным моментам в организации своего времени. Не все упирается в правильное распределение времени. Надо учитывать еще и свои желания, и свои возможности в том, чтобы заниматься нужной работой.
3.1) Занимайтесь работой в охотку. Работаем не тогда, когда есть время, а когда есть желание делать эту работу.
Большинство считает, что надо делать понемногу каждый день, чтобы в конце концов пройти весь путь. Вспоминают сказку про зайца и черепаху, забывая, что это самое "немного в день" это как раз путь зайца, а не черепахи, которая, как мы помним, схитрила.
Работа работе рознь. Как и настроение ею заниматься. Но работа, которую делаешь с желанием, делается во много раз быстрее. И при этом вовсе необязательно, что сроки будут нарушены. Расскажу небольшую байку, которую мне рассказала коллега, которая заказала дизайн для своего клиента у одного крутого дизайнера.
Так уж получилось, что она вынужденно проводила свое время у него на дому. Первый день дизайнер играл в какие-то игры и курил. Второй день он курил и часто выходил на воздух. Всего на дизайн было отпущено три дня. Третий день дизайнер тоже курил и даже не притрагивался к компьютеру. Коллега начала вставать на дыбы, понимая, что заказ провалился и завтра будет некрасивая разборка с клиентом. Дизайнер даже бровью не повел. Когда до часа Х оставалось не так уж много времени, он сел и сделал все в лучшем виде и так, что клиент, увидев результат, писался кипятком несколько минут.
Если работа не работается, лучше заняться другой работой, сходить погулять, отдохнуть, поиграть в нарды с друзьями. Ваша трудовая импотенция чаще всего - следствие истощенности мозга. И пока вы не перезарядите батарейки, работа все равно не сделается.
Это жутко бесит заказчиков. Знаю по себе. Но сколько я не встречал рутинеров, которые верны принципу "по чуть-чуть но каждый день", всегда они уступали при равном уровне интеллекта и возможностей. И по срокам, и по качеству работы. Иногда я ничего не делал по две недели. Иногда - несколько месяцев. Это не значит, что совсем не думал о деле. Но у меня не было внутренней мотивации сделать все в лучшем виде.
Аппетит и к работе надо нагулять. Тогда вы сможете выдавать результат за считанные часы, тогда как обычно на такую работу требуется несколько дней, а то и недель напряженной работы.
Ради справедливости стоит заметить, что данные замечания не относятся к рутинной работе - ее надо делать всегда, ибо это скелет для всего остального.
В целом для себя все, что написано в этом пункте я называю взрывной работоспособностью. О чем писал в одной из статей в блоге ранее.
3.2) Создавай предпосылки. Делай что-то каждый день, чтобы было чем заниматься завтра.
В каждой работе, сколь бы ограниченной она не была, есть возможности для совершенствования. Даже самую скучную и простую работу можно делать быстрее и/или лучше. Очень хорошо, когда есть возможности привнести в свою работу что-то новое. Так что не обязательно данный пункт относится к поиску новой работы.
Если хотите, то это своего рода обыгрыш избитой фразы о необходимости постоянного самообучения. Но на деле все несколько шире. Необходимо не только обучаться и развивать свои навыки, но и искать нечто новое.
Большинство людей имеет крайне ограниченный кругозор. Им кажется, что все уже сделано, а все остальное слишком рискованно для того, чтобы они принимали в этом участии. Оба утверждения неверны. Всегда есть третий вариант. Да что там. Есть сотни вариантов. Надо просто разогнуться.
Пример. Вы занимаетесь созданием сайтов под сапу. Создание сайтов для обычных клиентов немногим сложнее и примерно такое же по затратам. Просто вы как-то об этом не задумывались, потому что считали, что эта работа не для вас. Но уверяю вас, отличия невелики.
Еще пример. Вы домохозяйка, которая каждый день водит сына в школу. Небольшое старание, микроавтобус, права, реклама по почтовым ящикам, скромные требования по оплате и вы можете возить в школу не только своего сына, но и полтора десятка малышей, экономя бензин и нервы других родителей. Да, это ответственность за малышей. Но вас же не смущает, что миллионы учителей берут эту ответственность на себя каждый день. Почему тогда вас должна пугать куда меньшая ответственность по доставке небольшой группы детей от школы до подъезда?
Всегда есть способ вывести свою работу на другой уровень. Это не обязательно создание бизнеса, но всегда расширение кругозора, который надо тренировать. Читайте, подсматривайте, интересуйтесь, спрашивайте. В день я прочитываю несколько десятков деловых статей, не считая новостей. Стараюсь читать не менее двух деловых журналов. Просматриваю все, что может вызвать у меня хотя бы отдаленный интерес. Я не ищу новых идей, я просто таким образом тренирую свой мозг. И дай Бог, сохранить мне эту любознательность до самой старости.
3.3) Загоняйте себя в полную задницу.
Это совет для тех, у кого очевидные проблемы с мотивацией. Когда все хорошо, когда все устраивает, можно сто раз в день говорить себе о необходимость что-то сделать и так и не сделать этого. А задница способная на чудеса.
Кредиты, долги, сроки по договору, невыносимые обстоятельства, зажатость по времени, прессинг со стороны клиента/родственников/третьих лиц. Возможная задница имеет тысячу лиц, простите за каламбур. Главное, чтобы это заставляло вас двигаться.
Я уверен, что все мы так или иначе знаем нужное направление и даже уверены, что нас ждет успех. Но пока не случится плохое, мы не начнем движение. Так зачем ждать? Сделайте себе плохо.
Я перепробовал много способов. Я брал кредиты, зажимал себя сроками со стороны заказчиков, попадал на грань выживания в прямом смысле этого слова, когда денег не было даже на хлеб. Но в последнее время я чаще всего практикую завал по срокам. Это наименее болезненный способ. И в то же время достаточно эффективный. Не люблю подставлять по срокам и если это случается, то я включаю третью скорость и начинаю долбить работников, активно что-то делать сам. А то ж. Адреналин в крови повышается, и дела начинают делаться сами собой.
Это не может быть хорошим советом. Но когда дела плохи, а все сводится в основном к чтению статей в чужих блогах, то задница вам поможет. Впрочем, ради справедливости стоит признать, что не всех проблемы мотивируют - некоторых они приводят в состояние полной неработоспособности.
3.4) Дарите себе праздник.
Помните пункт 1.3 - это еще одно его отражение. Каждая выполненная работа должна завершаться поощрением. Когда я по 14 часов тратил на обновление первых версий сатХ и саппортинг с пиаром, то в два часа ночи я вставал и шел в круглосуточник за пивом. Это был мой приз за хорошую работу. Я реально считал себя заслужившим бутылочки пива.
Другая сторона, никогда не стоит позволять себе расслабляться, пока работа не сделана. И нет никакого конфликта с пунктом 3.1. Если работа должна быть обязательно сделана, то самый простой способ поднять мотивацию - это запретить себе что-то. Ван Гог побрил себя наполовину, чтобы дописать картину. Но он был сумасшедший, хотя и гений. А вам достаточно запретить себе пиво, клуб, секс, прогулку... Потому что вы плохой мальчик и не сделали свою работу. Заодно и силу воли воспитаете.
Иногда в блогах проскакивает обещание платить за что-то несделанное комментаторам. Это попытка переложить ответственность за свою лень на других. И повод думать, как потом обойти свое же обещание: заплатить или найти возможность не платить. Главный же судья для вас - вы сам. И только запрет самому себе может действительно на вас повлиять. Внешний же запрет вызывает только желание сопротивляться или обойти.
Зато представьте какой кайф, когда вы выполните работу, выполните свой обет: пиво, клуб, секс, прогулка! И все вам можно. Ибо заслужили.
Теперь перейдем к организации работы с внешними факторами, основными из которых является общение с родственниками и коллегами. Общеизвестно, что едва ли не больше всего времени уходит даже не на то, чтобы выполнить чью-то просьбу или поручение, а на споры по поводу того, почему вы должны это делать.
4.1) Учитесь говорить нет.
Бич всех более-менее грамотных специалистов или носителей особых навыков - это просьбы сделать какую фигню, исходящую от родственников, друзей, знакомых и даже такие экзотические варианты, когда знакомые просят сделать это не себе, а их знакомым. Чаще всего, все сводится к набору элементарных действий, которые мог бы выполнить и сам просящий, если бы немного напряг мозг. А вот ваше время уже не вернуть. Дорога, время на то, чтобы разобраться и время на то, чтобы тебе выразили свою благодарность.
Говорите "нет". Или берите деньги. Не так уж сложно, как может показаться. Некоторым проще отказать, другим - назвать ценник, достаточный, чтобы не иметь претензий к просящему.
Не переносите время. Не ищите причину для отказа. Просто говорите "нет". Нет, потому что ты занят. Нет, потому что ты сделаешь то, о чем тебя просят - завтра, потому что завтра вы будете заниматься этими вещами, но не сегодня.
Или называйте цену. Глупо оценивать вынос мусора или помывку посуды, хотя тоже можно оценить в минетах. Но выставить знакомому цену за свое время - запросто. Сообщить другу, что такая работа стоит денег или равнозначного бартера - запросто. Кстати, отличный способ посмотреть, кто же ваш настоящий друг, а кто просто пользуется. Для вас будет большим разочарованием узнать, что большинство вас просто использует, в то время, как вы живете иллюзией своей полезности окружающим. Стоит назначить цену или попросить ответной услуги и все, дружба рассосалась. Настоящий друг никогда не обидится на такое предложение. Дружба и состоит в адекватном обмене мнениями и возможностями, просто на фоне эмоциональной связи.
Тут надо только помнить, что придет время и вам точно также понадобится чья-то услуга. Но решение этой дилеммы - вопрос уже личный. Я предпочитаю инвестировать в людей. Это венчур, но он много лучше инвестиций в бизнес, выигрыш чаще бывает.
4.2) Люди в большинстве своем - хорошие.
Сколько бы я не говорил о лентяях и падении нравов. Сколько бы не сетовал на отсутствие адекватных специалистов. Я все равно считаю людей изначально хорошими. Если исходить из другой предпосылки, что все вокруг воры, то вообще очень трудно становится организовать что-то без своего участия - слишком много времени уходит на пустые формальности. А время - это деньги.
Я на своем опыте знаю, что примерно 8 из 10 человек не подведут. Поэтому можно доверить какой-то фронт работы всем, но провал по двум позициям все равно будет ниже, чем затраты на передачу работы со всеми формальностями даже одному человеку. Простой пример. На переговоры с муниципальным предприятием я потратил три месяца и в итоге подписание контракта перенесено еще на три. А там, где мне доверили контракт без лишних обязательств, там мы сдали работу менее чем через месяц. Да, я мог подставить или кинуть последних заказчиков. Но не сделал это. Не только потому, что я такой. Просто в основном люди не имеют плохих намерений изначально. Те, кто планируют кинуть или подставить - предварительно вынуждены для этого готовиться, что само по себе работа, а значит требует тоже времени.
Верьте людям, пока они не докажут обратного.
4.3) Делегируйте все, что можете делегировать.
Тут дело даже не в бизнесе. Просто так вы освобождаете свое время для большего. Самый простой пример делегирования полномочий, это когда жена берет на себя функции домохозяйки, высвобождая время мужу как бы для отдыха и личностного роста. На деле большинство тратит этот актив впустую.
Даже если что-то вы делаете лучше, все равно делегируйте, если данная работа вам мешает идти к цели. Теоретически можно копить носки для стирки в течение недели, чтобы постирать скопом, но гораздо круче, если их будет стирать другой человек, которому эта стирка вменена в обязанность. То, что вам кажется унизительным для другого человека - навязывать ему вашу работу - на самом деле просто способ оптимизации вашего времени за счет более эффективного распределения суммарной занятости. Уверен, что если вы попытаетесь делать работу, которая выходит за рамки возможностей другого человека по времени, то будет справедливо посланы. Но если занятость второго человека ниже вашей, то делегация заполнит и его время, и разгрузит вашу занятость.
Вопрос вознаграждения оставляю за рамками статьи - у каждого здесь свой подход. Некоторые умудряются вообще ничего не делать сами и ничего при этом не платить другим за выполненную работу.
Наверно, можно и дальше продолжать теорию, но уверен, что вы соскучились по практике. Давайте посмотрим, как вышесказанные утверждения можно применять на практике.
День первый. Тестируем себя.
Наблюдай я вас лично, я бы мог сказать, где у вас пробелы. Но поскольку у меня нет возможности стоять у каждого за спиной, мы поступим иначе. Проводите свой день как обычно. А в конце дня попробуйте записать, что вы делали. Если есть возможность, то и примерно сколько тратили на ту или иную операцию времени. Это стандартный ход для всех инструкций по тайм-менеджменту. Но наше отличие в том, чтобы не определить сколько времени вы потеряли, а в том, какими усилиями вы достигли цели и достигли ли вообще.
Не знаю, как вы, а для меня путь не так уж важен. Важен результат. Я искренне считаю, что к любой цели есть тысяча путей. И важнее - уметь выбрать свой путь с наименьшими потерями, который приводит к цели.
Вот и вспомните, каких целей вы достигли и какой ценой. Но это не все. Перечитайте статью еще раз и попробуйте понять, нельзя ли было сделать все быстрее, если бы что-то делегировали, а что-то перенесли на другое время. Или если бы оставили какую-то часть работы на другое время - не стала бы она от этого более качественной?
Если вы найдете пробелы в своей занятости, то уже есть предмет для дальнейшей работы над собой. Если у вас все хорошо, то и фиг с ним. Живите как живете. До того, как придет задница.
День второй. Работаем над своим расписанием.
Не то, чтобы работаем, просто начинаем раскидывать дела по полочкам. Вот с утра одна скотина каждый раз приходит и просит помочь поправить пару запятых в документе. Или принтер настроить. Или еще что-то. Еще ставим раком и отправляем лесом.
Вот стопка документов - рутина. Решаем, когда будем их обрабатывать, вместе с новыми вечером или каждый раз по утрам то, что накопилось за вчера.
Вот дела, которые срочные как бы, но на деле нифига не срочные. Сортируем по ящичкам/записочкам/листочкам и копим пул, чтобы сделать их пачкой.
Вот задача, решение которой безуспешно от вас ждет ваш клиент/шеф. Что вам не хватает для того, чтобы родить решение? Настроения? Знаний? Может, вообще надо просто сказать громкое "нет"?
Удивительно, как сложно это кажется вначале и как просто все оказывается на деле. Ведь не нужно никаких ежедневников. Достаточно нескольких листочков бумаги и умения быстро раскидать по полочкам.
День третий. Добиваемся поощрения самому себе от себя.
Запретите себе что-то. Дайте обет. Не важно что. Важно, зачем. Вы обещаете себе выполнять назначенное в срок и определяете себе премию. Не надо абстракций. Будьте конкретней. Выполнили рутину в заданное для себя время - можно и покурить. Решили задачку для шефа - чашка кофе.
На самом деле вы так делали и раньше, только бессознательно. Тем приятнее сопроводить свою награду мыслью "потому что заслужил". Хвалите себя. Это важно.
День четвертый. Нагуливаем настроение.
На самом деле, это вполне может быть и не четвертый, а сороковой день. Просто не каждый день требуется нагулять настроение. Да и время нужно, чтобы отладить рутину и комплектацию по полочкам. Но вот оно пришло время, когда надо создать шедевр. И не выходит. Потому что просто не выходит.
Забейте на работу. Вообще. Кроме рутины. Сходите в боулинг. Погуляйте. Займитесь сексом. Если вы привязаны к рабочему месту, то накачайте книжек на комп и читайте. Или играйте в сапера. Не мне вас учить имитации рабочей деятельности. Фокус не в том, чтобы бездельничать. Это вы прекрасно делали и до этой статьи. Фокус в том, чтобы мысль о несделанной важной работе не оставляла вас, но оставалась на периферии. В какой-то момент ваш мозг отформатируется настолько, что в нем появится место для мыслей об этой работе и способ ее сделать наилучшим образом.
Со временем вы научитесь делать это быстрее и без ущерба для остальной деятельности. Расслабиться, скинуть лишнее, не забывать о задаче. И просветление. Или озарение. Помните доктора Хауса. Как он занимается полной фигней весь фильм, а потом его настигает просветление и задачка решается простейшим образом, хотя и неочевидным до этого момента. В жизни так и есть, только масштабы обычно поменьше.
Главный секрет.
Многие меня спрашивают, как я все успеваю. Уверяю вас, я мало что успеваю. Просто я двигаюсь так быстро и в стольких направлениях, что волей-неволей у меня почти каждый день какие-то результаты. Сторонники монозанятости меня прибьют за это, ибо они уверены, что каждую задачу надо доводить до блеска. Но не вижу противоречий, ибо вполне можно доводить до блеска и 20 задач, просто каждую в свое время.
Так что на самом деле главный секрет не в том, как все успевать, а как держать под контролем движение в большом количестве направлений. Каждое ваше действие - это на самом деле такое направление, просто вы этого не замечаете и стараетесь уделить максимум внимания только одной задаче, упуская контроль над десятками других. Вы как плохой жонглер, стараетесь ловить точно только красный шар, когда в воздухе еще десяток, надеясь, что если поймаете красный, то и остальные упадут в руку. Но это не так. Любой опытный жонглер скажет вам, что надо предсказать точку падения каждого шара, но не стоит это делать заранее, ибо при таком количестве шаров трудно все время попадать в одно место, надо еще и руками постоянно шевелить.
Разумеется, все сказанное чистое имхо, но каждый свой день я убеждаюсь, что если вы ненавидите ежедневники, рутина вас раздражает, попытки навязать вам лишнюю работу сбивают вас с толку, то вам стоит хотя бы попробовать. Не сделать, а просто подумать. Может, дядя Дима не так уж и не прав в своей статье. И пришло время что-то менять.
---------------------------------
Подпишись на обновления в блоге одним кликом! Читать на твиттере! :: Реклама в блоге
